Procédure de nom préféré/choisi

1. Définitions

1.01 Nom préféré/choisi – Le nom sous lequel une personne souhaite être connue et apparaître dans les systèmes du Collège et dans la conduite quotidienne des affaires du Collège, car il affirme son sexe, sa culture et d'autres aspects de son identité sociale. Le nom préféré/choisi sera constitué d’un prénom préféré/choisi. Le nom préféré/choisi n’affecte pas le deuxième prénom ou le nom de famille de la personne, qui doit rester le nom légal de la personne.
1.02 Nom légal – Le nom inscrit sur la pièce d'identité légale d'une personne et utilisé dans les dossiers juridiques officiels du Collège. 

2. Demander un nom préféré/choisi

2.01 Pour demander un nom préféré/choisi après son admission au Collège, un étudiant doit remplir le formulaire de demande de nom préféré/choisi (https://myhudson.hccc.edu/registrar).
2.02 Pour demander un changement de nom préféré/choisi ou pour revenir à l’utilisation d’un nom légal, l’étudiant doit remplir un nouveau formulaire de demande de nom préféré/choisi.
2.03 Pour demander un nom préféré/choisi, pour modifier un nom préféré/choisi ou revenir à l’utilisation d’un nom légal, les professeurs ou le personnel du Collège doivent contacter les ressources humaines.

3. Approbation et utilisation interdite

3.01 Lorsqu'une personne demande l'utilisation d'un nom préféré/choisi, les dossiers de la personne seront mis à jour pour afficher le nom préféré/choisi en temps opportun, généralement dans un délai de cinq (5) jours ouvrables, sauf dans les circonstances suivantes :

a) Le nom est destiné à déformer l'identité de la personne et/ou à usurper l'identité d'une autre personne ou organisation.
b) L'utilisation du nom est une tentative d'éviter une obligation légale.
c) L'apparition du nom demandé sur la carte d'identité du Collège ou sur d'autres documents nuirait à la réputation ou aux intérêts du Collège ; et/ou
d) Le nom est désobligeant, obscène, véhicule un message offensant ou est autrement inapproprié.

Si le nom préféré/choisi est interdit pour l'une de ces quatre raisons, le Collège se réserve le droit de refuser la demande d'utilisation d'un nom préféré/choisi. Dans ces circonstances, la personne demandant le nom préféré/choisi sera informée des raisons du refus et aura la possibilité de répondre à ses préoccupations. La décision finale sera prise à la discrétion raisonnable du directeur des affaires étudiantes (ou de son représentant) pour les étudiants ou du directeur des ressources humaines (ou de son représentant) pour les professeurs et le personnel du Collège.

4. Apparition du nom préféré/choisi

4.01 Une fois approuvé, le nom préféré/choisi apparaîtra et sera utilisé dans les documents, systèmes et processus suivants du Collège :

a) Carte d'identité (ID) du Collège communautaire du comté d'Hudson

je. Les étudiants devront peut-être utiliser une pièce d'identité avec un nom légal pour accéder aux sites cliniques ou de stage.
ii. Une fois approuvées, les personnes peuvent obtenir une carte d'identité sur laquelle est imprimé le nom préféré/choisi à la place du nom légal. La première carte émise avec un nom préféré/choisi imprimé sera fournie gratuitement. Si une carte de remplacement est demandée, la personne devra payer les frais normaux pour l'émission d'une carte de remplacement.

b) Courriel du Collège
c) Listes de classe
d) Listes de conseils
e) Système de gestion de l'apprentissage (Canvas)
f) Portail « MyHudson »

5. Utilisation du nom légal

5.01 L’Ordre n’utilisera pas le nom préféré/choisi sur des documents ou dans des systèmes qui exigent l’utilisation d’un nom légal pour des raisons juridiques ou commerciales. Le nom légal de la personne continuera d'être utilisé pour ces dossiers, qui comprennent, sans s'y limiter, les éléments suivants :

a) Dossiers d'admission
b) Transcriptions officielles
c) Vérifications d'inscription
d) Dossiers d'emploi et du personnel
e) Chèques de paie et documents fiscaux
f) Dossiers d'aide financière
g) Dossiers médicaux
h) Dossiers disciplinaires
i) Rapports sur la sécurité publique
j) Dossiers des forces de l'ordre 
k) Documents d'études à l'étranger et dossiers de voyage
l) Rapports obligatoires
m) Identification pour accéder aux sites cliniques ou de stage

5.02 L'Ordre modifiera le nom légal sur les documents juridiques et commerciaux uniquement sur réception des documents prouvant un changement de nom légal.

6. Nom du diplôme

6.01 Le Collège considère le diplôme comme un document cérémonial et les étudiants peuvent demander qu'un nom légal ou un nom préféré/choisi figure sur le diplôme. Si le diplôme est utilisé pour tout type de vérification légale, il est recommandé à l'étudiant de demander que son nom légal soit utilisé.

6.02 Les étudiants qui demandent qu'un nom préféré/choisi apparaisse sur leur diplôme et qui souhaitent ultérieurement qu'un diplôme soit délivré sous leur nom légal ou tout autre nom peuvent se voir facturer des frais pour ce service.

7. Vérification des antécédents et procédures juridiques

7.01 Les personnes qui demandent et utilisent un nom préféré/choisi doivent être conscientes que le nom préféré/choisi constituera un pseudonyme qu'elles pourront être tenues de divulguer dans certaines circonstances, notamment lors de vérifications d'antécédents et d'autres procédures juridiques. Cette responsabilité peut durer toute la vie et peut couvrir chaque nom préféré/choisi utilisé même s'ils changent ou cessent ultérieurement d'utiliser le nom préféré/choisi.

7.02 Les individus sont encouragés à divulguer franchement l'existence de tout pseudonyme, le cas échéant, afin d'éviter les divergences ou l'apparence qu'ils tentent de dissimuler l'information. Les individus doivent également être conscients que l'existence d'un pseudonyme peut déclencher une surveillance accrue lors de certaines autorisations de sécurité ou vérifications d'antécédents fédérales ou étatiques, en particulier dans les cas où l'individu ne divulgue pas les informations aux autorités.

7.03 L'Ordre divulguera et/ou confirmera le(s) nom(s) préféré(s) choisi(s) utilisé(s) par la personne conformément à toute demande légale de ces informations, et/ou à la demande de la personne.

8. Non-conformité et réclamations

8.01 Lorsqu'une personne qui a choisi un nom préféré/choisi conformément à cette politique estime que sa sélection et son utilisation d'un nom préféré/choisi ne sont pas prises en compte comme l'exige cette politique, la personne est encouragée à résoudre le problème de manière informelle en communiquant son directement au personnel ou au bureau du Collège qui n'a pas réussi à interagir avec, à s'adresser ou à faire référence à la personne en utilisant le nom préféré/choisi.

8.02 Dans les cas où un étudiant estime qu'il bénéficierait d'un soutien ou d'une défense supplémentaire, ou souhaite déposer une plainte officielle concernant le non-respect de l'utilisation du nom préféré/choisi par cet étudiant, il peut contacter le directeur des affaires étudiantes.

8.03 Dans les cas où un membre du corps professoral ou du personnel du Collège estime qu'il bénéficierait d'un soutien ou d'une défense supplémentaire, ou souhaite déposer une plainte officielle concernant le non-respect de l'utilisation du nom préféré/choisi par ce membre, ce membre peut contacter le chef Spécialiste des ressources humaines.

9. Utilisation, abus ou mauvaise utilisation

9.01 Une carte d'identité d'étudiant du Hudson County Community College sur laquelle est imprimé le nom préféré/choisi peut être utilisée comme carte d'identité (pièce d'identité) valide au sein du Collège. Cependant, une carte d'identité sur laquelle est imprimé un nom préféré/choisi ne peut pas être utilisée comme alternative à une pièce d'identité légale.

Approuvé le : mars 2020 
Approuvé par : Cabinet 
Catégorie : Affaires étudiantes, Ressources humaines 
Sous-catégorie : Nom préféré 
Examen prévu : mars 2022 
Département responsable : Affaires étudiantes et inscriptions 

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