Procédure de recrutement, de sélection et d'embauche

Documents officiels

• Lignes directrices pour la composition suggérée des membres du comité de sélection
• Sélection des candidats - Étapes du comité de sélection

1. Introduction

Grâce à sa politique sur le recrutement, la sélection et l'embauche, le conseil d'administration a établi les attentes de l'Ordre en matière de processus de recrutement et d'embauche juste et équitable. Le Conseil veut s'assurer que l'Ordre recrute de manière à offrir un éventail de candidats qualifiés issus de divers horizons pour les postes vacants. Ces procédures sont fournies pour garantir que les mesures de recrutement et d'embauche du Collège pour les employés à temps plein sont conformes à la politique du conseil d'administration, sont uniformes dans tout le Collège et sont conformes aux lignes directrices, lois et règlements sur l'égalité des chances en matière d'emploi et d'action positive. Dans la mesure du possible, la procédure pourra être utilisée pour des actions de recrutement et d'embauche de salariés temporaires à temps plein et à temps partiel.

2. Ouvertures de postes

2.01 Proposition de nouveaux postes                                                                                     

Pour proposer un nouveau poste, le membre du Cabinet de supervision, après consultation du vice-président des ressources humaines et du vice-président exécutif et directeur de l'exploitation, soumet une recommandation de nouveau poste à ajouter au tableau d'effectifs du Collège, y compris le financement, les dates d'entrée en vigueur et de début de le(s) poste(s) au président pour examen et approbation du Cabinet et approbation du conseil d'administration.

2.02 Pourvoir les postes vacants existants

Pour pourvoir un poste vacant, le responsable du recrutement ou le membre superviseur du Cabinet procède à un examen administratif pour déterminer si le poste doit être conservé, restructuré ou éliminé, ou si les qualifications minimales ou préférées pour le poste doivent être révisées en consultation avec le vice-président. Président des ressources humaines ou personne désignée. Les demandes d'affichage du poste pour annonce sont soumises au Bureau des ressources humaines après approbation du président. 

3. Offres d'emploi

3.01 offres d'emploi

Pour commencer le processus de recrutement, un formulaire d'analyse de poste dûment rempli et l'annonce de poste vacant proposée à afficher sont soumis au Bureau des ressources humaines. Tous les postes sont affichés sur le site Web du Collège et les affichages externes sont effectués sur un ensemble sélectionné de sites de recrutement. Les postes doivent être affichés au moins dix (10) jours ouvrables avant qu'une offre puisse être étendue à un candidat interne ou externe. Les postes peuvent être affichés uniquement pour examen par les candidats internes, ou affichés à la fois en interne et en externe.

3.02 Recrutement spécialisé

À chaque étape du processus de recrutement, et après consultation du vice-président des ressources humaines, le nombre de sites de recrutement peut être augmenté afin de permettre un marketing plus ciblé dans les publications nationales et spécialisées de l'industrie, pour permettre la participation la plus diversifiée, équitable et stratégie de recrutement inclusive possible. De temps à autre, le collège peut recommander de faire appel aux services d'une société spécialisée de recherche ou de recrutement, sous réserve de l'examen et de l'approbation du président et du conseil d'administration, le cas échéant.

4. Sélection du candidat

4.01 Comité de sélection

Le comité de sélection identifie, interviewe et recommande les candidats pour avancer dans le processus de sélection. Les membres du comité de sélection sont nommés par le responsable du recrutement conformément aux directives de composition., après consultation du vice-président des ressources humaines ou de son représentant et avec l'approbation du président. La composition du comité de sélection peut être élargie ou révisée pour garantir un comité diversifié, équitable et inclusif. Le président du comité de sélection, tel qu'il peut être nommé par le responsable du recrutement ou déterminé par le comité, est le porte-parole pour toutes les affaires du comité ; coordonnateur des réunions du comité, des échéanciers et des travaux ; et liaison avec le responsable du recrutement.

4.02 Instructions et Orientation

Tous les membres du comité de sélection reçoivent une orientation et des instructions du vice-président des ressources humaines ou de son représentant lors de la première réunion du comité ou avant. Cela peut inclure des instructions écrites et des attentes énoncées à l'intention du comité, notamment les procédures de recrutement, de sélection et d'embauche ; la formation sur les préjugés implicites ; la confidentialité ; la rapidité du processus d'évaluation ; les outils et critères d'évaluation ; le format, les questions et les directives de l'entretien ; les exigences en matière de tenue de dossiers ; et les recommandations en matière de vérification des références.

5. Entretiens

5.01 Examen des demandes

Au fur et à mesure que les candidatures seront reçues, elles seront examinées par le comité de présélection ou, à la demande du comité de présélection, par le Bureau des ressources humaines afin de garantir que les qualifications minimales pour le poste sont remplies par le candidat. En cas de questions concernant le respect des qualifications minimales, le vice-président des ressources humaines consultera le supérieur immédiat du poste et le membre du cabinet de supervision. Lorsqu’il est déterminé que les qualifications minimales ne sont pas satisfaites, la candidature sera retirée de l’examen. Les candidatures des personnes répondant aux qualifications minimales seront examinées par le comité de sélection.

5.02 Entrevues préliminaires

Le comité de sélection recommandera un certain nombre de candidats qualifiés à inviter pour un entretien de demi-finaliste et/ou de finaliste, en soumettant la liste des candidats sélectionnés au vice-président des ressources humaines et au responsable du recrutement. Ces recommandations seront examinées avec le responsable du recrutement et le membre/président du cabinet de supervision avant la planification des entretiens. Le responsable du recrutement et/ou le président peuvent demander d'ajouter un candidat à la liste des candidats ou de retirer un candidat de la liste à interviewer. Ces mesures visent à garantir que tous les candidats prometteurs, y compris ceux issus de groupes traditionnellement sous-représentés, soient pris en compte et que les candidats semi-finalistes et finalistes répondent à des normes acceptables pour un examen futur. Le comité de sélection peut mener les entretiens préliminaires par téléphone, vidéoconférence ou en personne.

5.03 Entrevues avec les finalistes

Une fois que le comité aura mené les entretiens préliminaires, il recommandera une liste de finalistes en soumettant la liste au vice-président des ressources humaines, au responsable du recrutement et au membre/président du cabinet de supervision. Ces recommandations seront examinées par le responsable du recrutement et le membre/président du cabinet de supervision avant la planification des entretiens avec les finalistes. Le responsable du recrutement et/ou le président peuvent demander d'ajouter un candidat à la liste des finalistes, ou de retirer un candidat à ce stade pour les raisons décrites ci-dessus. Les entrevues avec les finalistes comprendront une opportunité d'interaction avec les membres du comité et la communauté du Collège. Un programme d'entretiens d'une journée complète, comprenant un forum ouvert avec la communauté du Collège, une réunion avec le conseil exécutif du président et/ou des départements/personnel spécialement désignés, peut être recommandé pour les postes de niveau directeur exécutif ou supérieur. Les personnes envisagées pour des postes de professeur à temps plein devront également effectuer une démonstration pédagogique dans le cadre du processus d'entrevue. 

6. Recommandations d'embauche

Le comité de sélection recueillera les commentaires et l'évaluation des finalistes de tous ceux qui ont participé au processus d'entretien et dressera une liste des forces et des faiblesses de chaque finaliste, sans égard à l'ordre de préférence, pour examen par le responsable du recrutement, le membre du cabinet de supervision et le président. Le Bureau des ressources humaines ou le responsable du recrutement effectuera une vérification détaillée des références professionnelles des candidats, en fonction de la liste des références professionnelles fournies par chaque candidat et d'autres personnes identifiées par le personnel du Collège effectuant la vérification des références comme étant en mesure de parler en connaissance de cause des compétences du candidat. , antécédents et capacités.

7. Embauche

7.01 Examen et approbation du conseil

Informé par les commentaires reçus du comité de sélection et de la communauté universitaire, et en consultation avec le membre du cabinet de supervision, le président recommandera un finaliste au conseil d'administration pour examen et approbation par le conseil. Des vérifications/autorisations d'antécédents appropriées seront effectuées avant qu'un finaliste ne soit recommandé au conseil d'administration.

7.02 Intégration

Après examen et approbation du conseil d'administration, le candidat devra remplir les documents relatifs à la nouvelle embauche au plus tard à sa date de début, comme indiqué dans la lettre d'offre conditionnelle, et fournir d'autres documents justificatifs pour le dossier de l'employé. Le responsable du recrutement sera responsable de coordonner l’intégration de l’employé. Le Bureau des ressources humaines fournira des ressources et des outils pour les informations d'intégration et les recommandations au responsable du recrutement et au département.

Approuvé : 14 juillet 2020
Approuvé par : Cabinet
Catégorie : Ressources humaines
Département responsable : Ressources humaines
Examen prévu : juillet 2023

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