Procédure d'organisation du travail flexible

1. Contexte

Le but de cette procédure sur les modalités de travail flexibles est d'assurer la mise en œuvre de la politique sur les modalités de travail flexibles au Hudson County Community College (« Collège »), permettant une flexibilité sur le lieu de travail, permettant aux employés, à temps plein et à temps partiel, d'équilibrer responsabilités personnelles et professionnelles et gérer les urgences auxquelles le Collège peut être confronté de temps à autre. L'Ordre, à sa discrétion, peut offrir aux employés des possibilités de modalités de travail flexibles, notamment le télétravail et des horaires flexibles dans un environnement de travail sûr, professionnel et productif, selon ce qui est approprié ou tel que l'exige la loi.

Les membres du Cabinet superviseur ou les superviseurs avec l'examen et l'approbation du membre du Cabinet superviseur peuvent mettre en œuvre un horaire de travail alternatif pour leur unité qui répond aux besoins de l'entreprise et des employés et qui soutient la mission, la vision et les valeurs du Collège. Les modalités de travail flexibles pour l'unité peuvent inclure le travail à distance, un horaire de semaine comprimée, un horaire alternatif, un horaire hybride ou des horaires flexibles. Le superviseur peut établir des lignes directrices et des pratiques exemplaires pour l'unité afin de soutenir un horaire de travail alternatif ou hybride. Le calendrier peut être évalué de temps à autre pour assurer le soutien continu de la mission, de la vision et des valeurs du Collège.

2. Demandes

Les employés peuvent demander des modalités de travail flexibles, comme le travail à distance, lorsque cela est possible, un horaire alternatif, une semaine de travail comprimée, un horaire hybride ou des horaires flexibles. Les circonstances qui se produisent et qui ne sont pas raisonnablement prévisibles et ne peuvent pas être planifiées à l'avance sont exposées dans le processus décrit dans Section 3 ci-dessous. Toutefois, lorsque cela est possible, ces demandes doivent être programmées conformément au processus décrit dans Section 4. Voir le tableau à l'annexe A. L'employé ou le superviseur peut consulter le Bureau des ressources humaines au sujet de la nature, de la durée et des modalités recherchées. Les demandes d’arrangements flexibles accordées seront réévaluées périodiquement, au plus tard six (6) mois après la mise en œuvre de l’arrangement convenu. Les décisions concernant les demandes de modalités de travail flexibles et les demandes accordées restent à la discrétion ultime du Collège et peuvent être résiliées à tout moment avec, lorsque cela est possible, un préavis raisonnable à l'employé et conformément aux lois applicables.

Annexe A

3. Non programmé 

Un employé peut demander d'autres modalités de travail en contactant son superviseur le plus tôt possible. Si cela est approuvé par le superviseur, des pièces justificatives peuvent être demandées à l’employé. Les modalités de travail non programmées sont temporaires et prennent fin dès que les circonstances permettent un retour aux modalités de travail normales.

4. Prévu

Dans la mesure où les circonstances sont raisonnablement prévisibles, un employé peut demander de manière indépendante des modalités de travail flexibles en contactant son superviseur et en décrivant les conditions demandées pour les modalités de travail alternatives. Après accord entre l'employé et le superviseur, un formulaire complété Formulaire de demande de modalités de travail flexibles pour les employés, ainsi que toute pièce justificative, doivent être soumis au membre du Cabinet de surveillance. Les employés seront informés de la décision par le membre du Cabinet de surveillance ou directement par le superviseur.

5. Modalités de travail à distance

5.1 Dans le cas d'une demande accordée pour des modalités de travail flexibles incluant le travail à distance, l'employé doit prendre les mesures appropriées pour assurer la confidentialité et la protection des informations exclusives du Collège, de l'employé ou de l'étudiant. Les mesures de sécurité peuvent inclure l'utilisation de classeurs et de bureaux verrouillés, la maintenance régulière des mots de passe et toute autre mesure appropriée au poste, à ses fonctions et responsabilités, ou telle que recommandée par les Services des technologies de l'information (STI).

5.2 Tout équipement fourni par le Collège pour le travail à distance demeure la propriété du Collège et sera entretenu par le Collège. L'équipement fourni par le Collège doit être utilisé uniquement à des fins professionnelles. Les employés ne peuvent installer aucun logiciel ou matériel qui empêcherait ITS de maintenir ou de surveiller l'équipement. Le Collège n'accepte aucune responsabilité pour les dommages ou les réparations causés à l'équipement appartenant aux employés. En cas de cessation d'emploi, tous les biens du Collège doivent être restitués au Collège, à moins que d'autres dispositions n'aient été prises.

5.3 L'employé doit établir un environnement de travail approprié au sein de son domicile aux fins de son travail. Le Collège ne sera pas responsable des coûts associés aux biens n'appartenant pas au Collège dans des environnements de travail éloignés, y compris, mais sans s'y limiter, l'aménagement du bureau à domicile de l'employé, la rénovation, le mobilier, l'éclairage, les réparations ou toute modification apportée à l'espace de bureau à domicile. Le salarié s’engage à disposer d’une connexion internet et téléphonique durable. Le Collège ne fournira ni ne remboursera aucun frais lié à l’utilisation d’Internet/téléphone.

5.4 L'employé doit maintenir son espace de travail à distance de manière sûre, exempt de tout risque pour la sécurité. Les blessures subies par l'employé dans un bureau à domicile et dans le cadre de ses tâches de travail habituelles sont couvertes par la politique d'indemnisation des accidents du travail de l'Ordre, le cas échéant. L'employé sera responsable d'informer le Collège de toute blessure de ce type dès que possible. L'employé sera responsable de toute blessure subie par les visiteurs de son lieu de travail à domicile.

5.5 Un employé qui n'est pas exempté des exigences en matière d'heures supplémentaires de la Fair Labor Standards Act et de toutes les lois et réglementations étatiques et fédérales applicables, sera tenu d'enregistrer avec précision toutes les heures travaillées. Les heures travaillées au-delà de celles prévues par jour et par semaine de travail nécessitent l'approbation préalable du Superviseur. Le non-respect de cette exigence peut entraîner la résiliation immédiate de l'accord.

5.6 Les demandes de modalités de travail flexibles incluant le travail à distance peuvent ne pas être accordées pour tous les postes ou tous les employés. Ces demandes seront évaluées au cas par cas. Le superviseur peut examiner si les principales fonctions professionnelles de l'employé peuvent être exercées efficacement à distance. Le superviseur peut consulter le Bureau des ressources humaines à cette fin.

5.7 Les personnes bénéficiant d'un accord de travail à distance seront soumises aux mêmes attentes, responsabilités et normes de performance pour leur poste qui étaient en place avant l'accord à distance. Les superviseurs et les employés doivent communiquer clairement leurs attentes concernant les affectations de travail, participer à des réunions régulières et définir tout autre paramètre pertinent pour prendre en charge un accord à distance. 

5.8 L'employé doit être disponible pendant les heures de travail prévues et être à l'écoute de ses collègues et de son superviseur lorsqu'il travaille à distance. L'employé s'engage en outre à assumer activement ses responsabilités liées au poste tout au long des heures de travail prévues et accepte d'être joignable par courrier électronique, vidéoconférence ou au numéro de téléphone de contact d'urgence fourni par l'employé pour une utilisation pendant cette période.

6. Évaluation

Le vice-président des ressources humaines ou la personne désignée examinera régulièrement la mise en œuvre de la procédure pour s'assurer que cette procédure est menée de manière juste, cohérente et équitable, conformément à la mission, à la vision et aux valeurs du Collège.

Approuvé par : Cabinet
Date d'approbation : janvier 2022 ; novembre 2023
Examen prévu : novembre 2025
Catégorie : Ressources humaines
Département responsable : Ressources humaines

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